Selasa, 12 Oktober 2010

e-mail

Pengertian E-mail


E-mail adalah surat melalui media elektronik.Sebenarnya email merupakan singkatan dari “Electronic mail”.Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet.Apabila kita mengirim surat melalui email kita dapat memperoleh beberapa keuntungan.Antara lain, dengan menggunakan email surat (informasi) yang kita kirim ke alamat email lain akan secara langsung diterima, selain itu biaya yang kita keluarkan cukup murah.Sebuah alamat email biasanya memiliki format semacam username@host.domain.Saat ini ISP yang menyediakan layanan pembuatan email secara gratis adalah yahoo.com dan plasa.com.Sebagai contoh kita membuat email melalui yahoo.com.
Langkah-lagkahnya sebagai berikut :
1. Kita buka program intertnet explorer/Mozila Firefox
2. Kita membuka mail.yahoo.com
3. Untuk membuat email baru secara gratis kita klik “Sign Up”
4. Setelah muncul formulir pendaftaran email, kita isi formulir tersebut secara lengkap
5. Jangan lupa kita harus menuliskan yahoo id dan password untuk pengamanan email kita
6. Selain itu kita harus menuliskan verifikasi email
7. Beri tanda centang pada pernyataan ” I Agree”
8. Klik “Submit”
9. Tunggu beberapa saat kita akan mendapat pesan selamat datang dari yahooMelalui langkah-langkah di atas kita sudah dapat memiliki sebuah email secara gratis dan mudah.
Dalam mengirim email kita dapat melampirkan file-file yang kita butuhkan. Dengan cara :
1. Buka email kita
2. Klik compose atau tulis
3. Sebelumnya kita tulis subject dan untuk siapa email itu akan dikirim. Dalam tampilan compose terdapat “CC” yang berarti alamat tambahan
4. Klik attachment file bila kita ingin melampirkan file
5. Setelah muncul tampilan attachment file, kita pilih file mana yang akan kita lampirkan
6. Klik attach file
7. Klik continue message
8. Klik SendBeberapa email yang terkumpul dalam suatu group disebut mailing list

Pengertian E-mail
E-mail adalah surat melalui media elektronik.Sebenarnya email merupakan singkatan dari “Electronic mail”. Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet. Apabila kita mengirim surat melalui email kita dapat memperoleh beberapa manfaat .Antara lain, dengan menggunakan email surat (informasi) yang kita kirim ke alamat email lain akan secara langsung diterima, selain itu biaya yang kita keluarkan cukup murah. Kita juga bisa membaca berbagai berita dan pengetahuan tapi asalkan kalian harus mampu menguasai Bahasa Inggris. Oleh karena itu, berita itu yang selalu ditampilkan dengan menggunakan Bahasa Inggris. Sebuah alamat email biasanya memiliki format semacam username@host.domain.Saat ini ISP yang menyediakan layanan pembuatan email secara gratis adalah yahoo, plasa, hotmail. .Sebagai contoh kita membuat email melalui yahoo.com. Langkah-lagkahnya sebagai berikut : 1. Kita buka program intertnet explorer 2. Kita tulis www.yahoo.com di URL dari internet 3. Untuk membuat email baru secara gratis kita klik “Sign Up” 4. Setelah muncul formulir pendaftaran email, kita isi formulir tersebut secara lengkap 5. Jangan lupa kita harus menuliskan yahoo id dan password untuk pengamanan email kita 6. Selain itu kita harus menuliskan verifikasi email 7. Beri tanda centang pada pernyataan ” I Agree” 8. Klik “Submit” 9. Tunggu beberapa saat kita akan mendapat pesan selamat datang dari yahoo. Melalui langkah-langkah di atas kita sudah dapat memiliki sebuah email secara gratis dan mudah.Dalam mengirim email kita dapat melampirkan file-file yang kita butuhkan. Dengan cara : 1. Buka email kita 2. Klik compose atau tulis 3. Sebelumnya kita tulis subject dan untuk siapa email itu akan dikirim. Dalam tampilan compose terdapat “CC” yang berarti alamat tambahan 4. Klik attachment file bila kita ingin melampirkan file 5. Setelah muncul tampilan attachment file, kita pilih file mana yang akan kita lampirkan 6. Klik attach file 7. Klik continue message 8. Klik Send beberapa email yang terkumpul dalam suatu group disebut mailing list
Pengertian E-mail
Pada zaman sekarang, penggunaan kata e-mail sudah menjadi hal yang lumrah dan biasa. Sebaliknya kata-kata “prangko kilat atau kantor pos” sudah semakin jarang dipakai. Tapi apa sebenernya e-mail itu? berikut ini adalah sedikit penjelasan mengenai e-mail.
E-mail
Surat elektronik dalam bahasa Inggris “e-mail atau email” (ejaan Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet.
Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.
Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan ‘mainframe‘ yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.
Anatomi e-mail, sebagai contoh: emailsaya@yahoo.co.id

Kamis, 07 Oktober 2010

Kkp

Kkp “NALISA SISTEM PENJUALAN BARANG EVA SPONGE SECARA TUNAI
PADA PT.BITUNGJAYA INTI CEMERLANG DI TANGERANG”

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Pada perkembangan jaman seperti saat ini, Eva Sponge bukan hanya digunakan untuk industri sepatu dan sandal saja tetapi untuk tatakan mouse, dalaman tas laptop, mainan anak, karpet, dan lain-lain. Sehubungan dengan itu kami perusahaan yang bergerak di bidang industri eva sponge PT. Bitungjaya Inti Cemerlang, terus mengembangkan berbagai jenis sponge dengan warna dan motif yang variatif. Untuk sandal dan sepatu, banyak perusahaan sandal dan sepatu yang memesan eva sponge ke perusahaan kami dari kualitas biasa sampai kualitas khusus. Juga untuk mainan anak, dulu permainan sejenis puzzle hanya terbuat dari kayu dan kertas karton tebal, juga mainan berbentuk buku cerita saat ini sudah disediakan dalam bentuk eva sponge.
Dengan mesin-mesin produksi yang banyak kami impor dari Jerman dan Taiwan, juga bahan baku yang berkualitas baik impor ataupun lokal, kami yakin dapat bersaing dengan perusahaan eva sponge lainnya yang ada di Tangerang. Adapun daerah pemasaran eva sponge perusahaan kami yaitu Tangerang, Jakarta, Bekasi, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, dan Bali. Kami yakin dengan menjaga kualitas mesin, kualitas bahan baku, warna, dan harga yang bersaing, konsumen akan puas jika membeli eva sponge di tempat kami.Berdasarkan uraian diatas, maka penulis memberikan judul Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini, yaitu :
“ANALISA SISTEM PENJUALAN BARANG EVA SPONGE SECARA TUNAI
PADA PT.BITUNGJAYA INTI CEMERLANG DI TANGERANG”

1.2 PERMASALAHAN
Setelah dilakukan pengamatan pada system yang berjalan pada PT.BITUNGJAYA INTI CEMERLANG, dapat diketahui bahwa kendala yang ada yaitu pada laporan barang jadi dari gudang stock ke marketing sehingga menghambat pengiriman barang. Pembuatan laporan stock barang jadi yang masih berbentuk manual menghambat pengiriman barang. Maka perlu dilakukan komputerisasi sehingga pengiriman barang menjadi lancar dan mendukung penjualan tunai yang ada.
1.3 TUJUAN DAN MANFAAT
Pembuatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dimaksudkan untuk menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang penulis dapat dari mata perkuliahan pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer pada PT.Bitungjaya Inti Cemerlang, selain itu ada beberapa tujuan lain, yaitu :
1. Melatih mahasiswa untuk menerapkan pengetahuan yang diterima, dikembangkan secara logis, sistematis, kritis yang dapat meningkatkan kemampuan serta ketrampilan untuk menghadapi suatu masalah.
2. Sebagai salah satu syarat untuk mengikuti penulisan skripsi pada program
Strata satu pada STMIK PGRI Tangerang jurusan sistem informasi
Manfaat dari Kuliah Kerja Praktek ini adalah mengetahui sistem yang
berjalan untuk penjualan tunai pada PT.Bitungjaya Inti Cemerlang.



1.4 VISI DAN MISI PERUSAHAAN
Setiap perusahaan memiliki visi, begitu juga dengan perusahaan ini. Adapun
visi PT.Bitungjaya Inti Cemerlang adalah :
1. Memperoleh laba yang meningkat dari tahun ke tahun
2. Memperluas pangsa pasar
3. Meningkatkan qualitas produk
4. Memberikan qualitas dan pelayanan yang baik terhadap konsumen.
Visi diatas disertai juga dengan misi perusahaan sebagai penunjang yaitu :
1. Menciptakan Motif sponge baru yang belum bisa dicetak oleh perusahaan lain, sehingga konsumen hanya akan memesan motif tersebut dari perusahaan kami
2. Memberikan pelatihan terhadap para marketing lapangan
3. Melakukan survei ke daerah-daerah baru
4. Memakai bahan baku yang berkualitas agar hasil eva sponge yang diproduksi
bagus
5. Memperbaiki setiap kekurangan yang dikeluhkan oleh para customer
1.5 PEMBATASAN MASALAH/RUANG LINGKUP KERJA
PRAKTEK
Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam penulisan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah : pemesanan barang, pembayaran, pengiriman barang, laporan penjualan.
1.6 METODOLOGI PENELITIAN/PENULISAN
Dalam rangka megumpulkan data-data atau keterangan yang diperlukan,
maka dalam hal ini penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya :
1.6.1 Observasi
Penulis mengumpulkan data secara langsung langsung ke lapangan dengan melihat objek yang diteliti dalam waktu yang bersamaan. Metode ini bersifat umum tapi menyeluruh dan manfaatnya dapat dipakai sebagai dasr untuk penelitian yang lebih baik.
1.6.2 Studi Pustaka
Selain melakukan observasi, penulis juga melakukan pengumpulan data dengan cara studi pustaka. Didalam metode ini penulis berusaha melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku dan data-data yang relevan dan tentu saja yang ada hubungannya dengan masalah yang akan dibahas
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 PENGERTIAN SISTEM
“Sistem menurut West Churchman adalah serangkaian komponen yang
dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan.”(Krismiadji, 2002:1)
“Sistem menurut Jogiyanto H.M (2001) adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Contoh :
* Sistem Komputer terdiri dari
- Software
- Hardware
- Brainware
* Sistem Akuntansi
Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik yaitu :
- Komponen / elemen (component)
- Batas sistem (boundary)
- Lingkungan luar sistem (environment)
- Penghubung (interface)
- Masukan (input)
- Pengolah (process)
- Keluaran (output)
- Sasaran (objective) atau tujuan (goal)
- Komponen / elemen (component)
Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi , artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen - komponen dari suatu sistem biasanya dikenal dengansubsistem.
Subsistem ini mempunyai sifat-sifat dari sistem itu sendiri dalam menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Suatu sistem juga mempunyai sistem yang lebih besar yang dikenal
denganSuprasistem .
Contoh :
Jika suatu perusahaan dipandang sebagai suatu sistem , maka industri
akan dipandang sebagaiSuprasistem.
- Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan adanya batas sistem ini maka sistem dapat membentuk suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Dengan kata lain batas sistem ini merupakan ruang lingkup atauscope dari sistem / subsistem itu sendiri.
Contoh :
Sistem Keuangan
- Sistem Akuntansi
- Kasir
- Administrasi Keuangan
- Personalia
- Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Segala sesuatu diluar dari batas sistem yg mempengaruhi operasi dari suatu sistem disebut Lingkungan luar sistem (environment). Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan.
Lingkungan luar yang bersifat menguntungkan harus dipelihara dan dijaga agar tidak hilang pengaruhnya , sedangkan lingkungan yang bersifat merugikan harus dimusnahkan dan dikendalikan agar tidak mengganggu operasi dari sistem.
- Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung Sistem merupakan suatu media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya untuk membentuk satu kesatuan, sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem lainnya. Dengan kata lain melalui penghubung ini output dari suatu subsistem akan menjadi input sari subsistem lainnya.
- Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem disebutINPUT. Masukan
ini dapat berupa :
- Masukan Perawatan (Maintenance Input)
Yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem itu dapat beroperasi
Contoh : Program untuk mengoperasikan komputer.
- Masukan Sinyal (signal input)
Yaitu energi yang diproses untuk diperolehnya suatu keluaran.
Contoh : Dat
- Pengolah (Process)
Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan mengubahinput
menjadioutput.
Contoh :
- CPU pada komputer
- Bagian produksi yang mengubah bahan baku menjadi
barang jadi.
- Bagian akuntansi yang mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan
keuangan
- Keluaran (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah. Keluaran ini dapat
diklasifikasikan sebagai :
- Keluaran yang berguna
Contoh : Informasi yang dikeluarkan oleh komputer
-
Keluaran yang tidak berguna
Contoh : panas yang dikeluarkan oleh komputer.
- Sasaran sistem (Objective) dan Tujuan sistem (Goal)
Setiap sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan. Dengan kata lain, suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya.

Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai:
- Sistem ABSTRAK (Abstract system )
Sistem ini merupakan sistem yang tidak tampak secara fisik, karena hanya
berupa pemikiran atau ide-ide.
Contoh : Sistem
Teologia
yang
merupakan
suatu
sistem
yang
menggambarkan hubungan Tuhan dengan manusia.
- Sistem FISIK (Physical system)
Sistem fisik merupakan sistem yang tampak secara fisik sehingga setiap
mahluk dapat melihatnya.
Contoh : Sistem Komputer
Sistem Akuntansi
Sistem Produksi
- Sistem ALAMIAH (Natural system)
Sistem alamiah ini adalah sistem yang terjadi dari proses - proses alam dalam
arti tidak dibuat oleh manusia.
Contoh : Sistem Geologi
:
sungai, pegunungan
Sistem Solar
:
galaxy, tata surya
- Sistem buatan manusia (Human made system)
Sistem ini merupakan sistem yg dirancang & didisain oleh manusia.
Contoh :
Sistem Informasi - manusia - komputer
Man - machine system / human-machine system
Interaksi antara manusia dan mesin
- Sistem Deterministik (Deterministic System )
Sistem yg beroperasi dengan tingkah laku yg dapat diramalkan disebut
sistem deterministik . Interaksi antar tiap-tiap bagian dapat dideteksi,
sehingga outputnya juga dapat diramalkan.
Contoh :
Sistem Komputer
- Sistem Tak Tentu (Probabilistic System )
Sistem ini adalah sistem dimana kondisi masa depannya tak dapat diramalkan
karena mengandung probabilitas.
Contoh : Sistem Manusia
- Sistem Tertutup (closed system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sebenarnya didunia ini tidak ada sistem yg benar- benar tertutup.
Yang ada hanyalah sistem yang secara relatif tertutup (relatively closed
system )
- Sistem Terbuka (open system)
Sistem ini kebalikan dari sistem tertutup, karena sistem terbuka adalah sistem yg berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Oleh sebab itu sistem ini harus mempunyai suatu sistem pengendalian (control system) yang baik, agar yg masuk hanya pengaruh - pengaruh yang baik saja.
Contoh : sistem kebudayaan Indonesia
2.2 PENGERTIAN ANALISA SISTEM
Suatu sistem akan dirancang oleh satu orang atau sekelompok orang yang membentuk tim. Orang yang merancang sistem ini disebut SISTEM ANALIS.
Fungsi system analis adalah :
1. Mengidentifikasikan masalah - masalah dari pemakai / user
2. Menyatakan secara spesifik sasaran yg harus dicapai untuk memenuhi
kebutuhan user
3. Memilih alternatif - alternatif metode pemecahan masalah
4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dgn permintaan
user
Tugas – tugas umum dari Sistem Analis
1. Mengumpulkan & menganalisis formulir, dokumen , file yg berkaitan dgn
sistem yg berjalan.
2. Menyusun dan menyajikan laporan perbaikan (rekomendasi ) dari sistem yg
berjalan kepada user.
3. Merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi
-aplikasi untuk
penerapannya pada komputer.
4. Menganalisis & menyusun biaya-biaya & keuntungan dari sistem yg baru
5. Mengawasi semua kegiatan dalam penerapan sistem yg baru.
Tugas – tugas teknik dari Sistem Analis
1. Menyiapkan gambaran kerja dalam menerapkan sistem baru.
2. Menyusun prosedur-prosedur untuk pengawasan.
3. Menyusun data flow diagram (DFD), Structured Analysis and Design Technique (SADT), dan sistem flowchart untuk merancang sistem baru secara detail.
4. Merancang pola pengawasan terhadap data yg bersifat sangat penting
5. Menyusun file-file utk digunakan dalam komputer, agar sistem baru dapat
berjalan efektif.
6. Merancang bentuk input/output agar mudah dibaca oleh user
7. Menyusun dokumentasi tentang pekerjaan yg dilakukan oleh sistem analis
dlm merancang sistem yg baru.
Pribadi Sistem Analis
1. Mampu bekerja sama
2. Mampu berkomunikasi dengan baik
3. Mempunyai sopan santun
4. Mempunyai pendirian yang tegas
5. Mampu bersikap dewasa
6. Mampu bersikap tegas
7. Dapat bertindak secara metodik
8. Dapat bersikap akurat dalam memperhitungkan biaya-biaya
9. Mempunyai sifat kreatif
5 Tahap langkah kerja Sistem Analis
1. Tahap Mengidentifikasikan masalah kebutuhan user
2. Tahap Melaksanakan studi kelayakan
3 Tahap Analisis dan rancang sistem
4. Tahap Penerapan sistem
5. Tahap Evaluasi dan pemeliharaan
2.3PENGERTIAN PENJUALAN TUNAI
“Penjualan tunai menurut Joel G.Segel dan Joe K.Shim yang diterjemahkan oleh Moh.Kurdi (1999) adalah peneriamaan yang diperoleh dari pengiriman barang dagangan atau dari penyerahan pelayanan dalam bursa sebagai bahan pertimbangan.”

2.4 PENGERTIAN DIAGRAM ALIR DATA
Diagram alir data digunakan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem yang berbentuk bagan. DAD sangat membantu sekali didalam berkomunikasi dengan pemakai sistem secara logika. DAD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem terstruktur. Beberapa simbol yang digunakan pada DAD untuk mewakili :
1. Kesatuan luar
Setiap sistem tentunya mempunyai batasan sistem yang memisahkan sistem
dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerimainput dan menghasilkan
output pada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan
kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan menerimainput atau menerimaoutput dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak
Notasi kesatuan luar di DFD
2. Arus Data
Arus data (data flow) didalam DFD diberikan simbol suatu panah. Arus data
ini mengalir diantara proses, penyimpanan data dan kesatuan luar (external
entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang berupa masukan untuk
sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi penamaan yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data akan dituliskan disamping garis panahnya.


Notasi arus data di DFD
3. Proses
Suatu proses adalah suatu pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan orang, mesin atau komputer dari suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul.
4. Simpanan Data
Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa
sebagai berikut:
a. suatu file
b. suatu arsip atau catatan manual
c. suatu kotak tempat data di meja seseorang
d. suatu tabel acuan manual
e. suatu agenda atau buku
Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup disalah satu ujungnya atau sepasang garis horisontal degan kedua ujung terbuka.
Notasi simpanan data

BAB III
PEMBAHASAN
3.1 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1.1 SEJARAH PERUSAHAAN
PT.BITUNGJAYA INTI CEMERLANG berlokasi di Desa Bitungjaya, Cikupa – tangerang, dengan luas lahan lebih dari 4 hektar. Perusahaan ini berdiri sejak Agustus 1989 dan bergerak dibidang industri eva sponge dan ekspor sandal. Produk-produk yang kami hasilkan sangat bersaing dari segi kualitas dan harga. Kami juga berpengalaman lebih dari 20 tahun dibidang eva sponge. Banyak perusahaan sepatu di Indonesia yang menjadi konsumen kami, seperti : PT.Carvil Abadi, Neckerman, Baby Millioner, Bata, Adidas Group, dll. Para pekerja kami juga selalu menjaga kualitas barang. Sejak November 1993 sampai Juni 1994 kami juga menjual sandal untuk ekspor. Adapun daerah pemasaran kami seperti Italia, Belgia, Jerman, Belanda, Perancis, dan Jepang. Saat ini kami juga memproduksi outsole sepatu dengan berbagai merek terkenal dan juga tali jepit sandal untuk local dan ekspor. Dengan mesin-mesin yang kami datangkan dari dalam dan luar negeri, juga tenaga-tenaga ahli, serta bahan baku yang berkualitas kami yakin bisa memberikan produk yang berkualitas dengan harga terjangkau. Bagi kami kualitas dan pelayanan yang terbaik adalah kepuasaan bagi konsumen
STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN
XXXXXXXX XXXX XXX XXXXXV DST

Fungsi dan tanggung jawab dari setiap komponen organisasi adalah sebagai
berikut :
- Pimpinan
Bertugas untuk menjaga keseimbangan dan mehatur perusahan baik
secara makro dan secara mikro
- K.A Marketing
Bertugas menghitung harga jika ada customer baru, menandatangani
Purchase order, surat jalan, faktur, dan mengatur rute pengiriman.
- Staf Marketing
Bertugas membuat surat jalan, faktur, dan memasukkan dataPurch a s e
order ke computer.
- Bag.Muat barang dan pengiriman
Bertugas mengatur barang yang akan dikirim
- Bag.Gudang barang jadi
Bertugas memberikan laporan barang jadi yang siap untuk dikirim
- Supir pengiriman
Bertugas mengantar setiap pesanan yang sudah disiapkan

3.2SISTEM JARINGAN PERUSAHAAN
3.2.1 SISTEM JARINGAN PERUSAHAAN
Sistem jaringan yang digunakan/dipilih oleh PT.Bitungjaya Inti Cemerlang adalah Topologi Star. Adapun alasan menggunakan topologi ini adalah karena hardness jaringan yang digunakan adalah Switch dan saat ini hampir semua perusahaan menggunakan topologi star dan alasan yang lain jika salah satu komputer bermasalah tidak berpengaruh ke komputer lain.
3.2.2 PERANGKAT KERAS YANG DIGUNAKAN
PERUSAHAAN
Perangkat keras yang digunakan adalah :
Monitor
: MAG Innovision
Keyboard
: Logitech
Mouse
: Logitech
Printer
: Epson LQ-2170
Casing CPU : ZIP
Motherboard : ASUS Ps102
HDD
: 80 GB Seagate
Processor
: Intel Pentium IV
RAM
: 512 M


3.3 SISTEM APLIKASI YANG DIGUNAKAN PERUSAHAAN
3.3.1 SOFTWARE PENDUKUNG
Software yang digunakan pada PT.Bitungjaya Inti Cemerlang adalah BIC Information System. Bahasa pemrograman yang digunakan untuk software dan database adalah Progress, dengan operating system yang digunakan adalah Linux.
3.3.2 SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN
A. KEGUNAAN SISTEM INFORMASI
Sistem yang saat ini berjalan memiliki manfaat untuk mengetahui
banyaknya pengiriman barang yang dilakukan dalam satu hari, banyaknya
Purchase order yang masuk dan bisa mempercepat penarikan data penjualan
untuk bagian keuangan.
B. CARA KERJA SISTEM
Adapun cara kerja system yang berjalan secara umum adalah sebagai berikut : setiap Purchase order yang masuk diinput ke komputer. Purchase order yang sudah diinput dibuat surat perintah kerja untuk bagian produksi, setelah barang jadi maka bagian gudang barang jadi memberikan laporan ke bagian marketing. Setelah barang siap untuk dikirim, bagian marketing mengatur pengiriman dan untuk setiap harinya Purchase order yang masuk, dan banyaknya barang yang dikirim dibuat laporan penjualan



BAB IV
ANALISA KINERJA SISTEM PERUSAHAAN
4.1 ANALIS SISTEM
4.1.1 ANALIS SISTEM INFORMASI
A. SISTEM BERJALAN PERUSAHAAN
Sistem berjalan adalah serangkaian proses keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu sistem yang sedang berjalan. Maksud dari sistem berjalan ini adalah untuk mendapat gambaran lebih jelas tentang bentuk permasalahan yang ada di suatu perusahaan, berikut ini adalah sistem penjualan barang eva sponge secara tunai pada PT.Bitungjaya Inti Cemerlang, yaitu :
1. Pemesanan barang
Proses pemesanan barang terjadi ketika pembeli memberikan surat permintaan penawaran harga harga ke marketing. Berdasarkan surat permintaan penawaran harga ini, bagian marketing memberikan surat penawaran harga. Setelah disepakati/disetujui pihak pembeli, maka pihak pembeli memberikan surat pesanan barang dalam bentuk PO (Purchase Order)
2. Pembayaran
Setelah PO masuk ke bagian marketing, PO tersebut tidak langsung diteruskan ke bagian produksi tetapi menunggu pembayaran dulu dari pembeli. Setelah pembayaran diterima baik berupa giro atau transfer dan dibuatkan faktur penjualan oleh bagian marketing baru PO ini diproses.
3. Pengiriman barang
Setelah bukti transfer/giro diterima, PO baru diproses. Bagian marketing memberikan SO (Surat Order) / SPK (Surat Perintah Kerja) yang diteruskan ke bagian produksi. Setelah menerima SO/SPK bagian produksi memberikan rencana produksi ke bagian marketing. Setelah barang jadi, bagian produksi memberikan laporan ke gudang barang jadi yang kemudian di bagian gudang barang jadi dibuatkan laporan barang jadi ke bagian marketing. Setelah mengetahui barang yang dipesan oleh pembeli sudah jadi, marketing membuat surat perintah muat barang dan pengiriman ke bagian muat barang dan pengiriman. Setelah barang dimuat, bagian muat membuat laporan berapa jumlah barang yang dimuat ke bagian marketing yang kemudian dibuatkan surat jalan. Setelah surat jalan siap, supir mengirim barang ke pembeli yang memesan barang tersebut.
4. Laporan penjualan
Berdasarkan data faktur dan surat jalan, marketing memberikan laporan
penjualan setiap hari ke bagian keuangan


B. DATA FLOW DIAGRAM POINT
Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran dari uatu sistem dalam bentuk
jaringan yang mempresentasikan suatu sistem itu sendiri, bias otomatis,
manual/semi otomatis. Data Flow Diagram terdiri dari tiga hal, yaitu :
1. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram paling atas karena menunjukkan sistem secara global/keseluruhan, terdiri dari suatu proses yang menggambarkan suatu ruang lingkup sistem.
2. Diagram nol
Diagram nol menunjukkan fungsi-fungsi utama suatu sistem. Diagram ini
merupakan diagram yang menggambarkan proses.
3. Diagram detail/rinci
Diagram ini menunjukkan rincian dari salah satu/lebih proses yang ada pada diagram yang lebih tinggi. Diagram ini merupakan diagram yang paling bawah tidak dapat dibagi lagi.
Gambar cara penyaluran barang;;
Xxxx xxxxx xxx


DIAGRAM KONTEKS SISTEM BERJALAN
Xxxxxx xxxxx

DIGRAM NOL SISTEM BERJALAN
Xxxx xxxx

DIGRAM NOL SISTEM BERJALAN
Xxx xxxx xxx

Diagram detai sistem berjalan
Xxxx



4.1.2 ANALIS SISTEM JARINGAN KOMPUTER
Jaringan komputer adalah sebuah sistem yang terdiri atas computer dan
perangkat jaringan lainnya yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu
tujuan yang sama.Tujuan dari jaringan komputer adalah:
* Membagi sumber daya: contohnya berbagi pemakaian printer, CPU, memori,
harddisk
* Komunikasi: contohnya surat elektronik, instant messaging, chatting
* Akses informasi: contohnya web browsing
Topologi jaringan adalah, hal yang menjelaskan hubungan geometris antara
unsur-unsur dasar penyusun jaringan, yaitu node, link, dan station.
Setiap topologi memiliki karakteristik yang berdeda-beda dan masing-
masing juga memiliki keuntungan dan kerugian.
Untuk PT.Bitungjaya Inti Cemerlang menggunakan jenis topologi Star.
Topologi star layoutnya seperti bintang dan dari setiap komputer terhubung pada
hub atau switch dan cara kerjanya semua link harus melewati pusat yang
menyalurkan data tersebut kesemua simpul atau client yang dipilhnya. Kelebihan:
paling fleksibel pemasangan / perubahan stasiun sangat mudah dan tidak
mengganggu bagian jaringan lain kontrol terpusat kemudahan deteksi dan isolasi
kesalahan kerusakan kemudahan pengelolaan jaringan

4.1.2 ANALIS SISTEM JARINGAN KOMPUTER
Jaringan komputer adalah sebuah sistem yang terdiri atas computer dan
perangkat jaringan lainnya yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu
tujuan yang sama.Tujuan dari jaringan komputer adalah:
* Membagi sumber daya: contohnya berbagi pemakaian printer, CPU, memori,
harddisk
* Komunikasi: contohnya surat elektronik, instant messaging, chatting
* Akses informasi: contohnya web browsing
Topologi jaringan adalah, hal yang menjelaskan hubungan geometris antara
unsur-unsur dasar penyusun jaringan, yaitu node, link, dan station.
Setiap topologi memiliki karakteristik yang berdeda-beda dan masing-
masing juga memiliki keuntungan dan kerugian.
Untuk PT.Bitungjaya Inti Cemerlang menggunakan jenis topologi Star.
Topologi star layoutnya seperti bintang dan dari setiap komputer terhubung pada
hub atau switch dan cara kerjanya semua link harus melewati pusat yang
menyalurkan data tersebut kesemua simpul atau client yang dipilhnya. Kelebihan:
paling fleksibel pemasangan / perubahan stasiun sangat mudah dan tidak
mengganggu bagian jaringan lain kontrol terpusat kemudahan deteksi dan isolasi
kesalahan kerusakan kemudahan pengelolaan jaringan

kekuranganya: boros kabel perlu penanganan khusus kontrol terpusat (hub) jadi
elemen kritis. Dan banyaknya hub yang dipakai pada topologi star yang
digunakan di PT.Bitungjaya inti Cemerlang ada 12 hub.
4.2 KELEMAHAN DAN KELEBIHAN SISTEM
4.2.1 KELEMAHAN SISTEM
Setiap sistem tidak luput dari kelemahan, begitu juga dengan sistem penjualan tunai yang ada pada PT.Bitung jaya Inti Cemerlang. Setelah melakuak pengamatan dan praktek kerja di perusahaan ini, kelemahan yang ada terdapat pada :
1. Gudang barang jadi, dimana laporan barang jadi yang diberikan masih manual dan tidak cepatupdate dalam hari yang sama, sehingga barang yang ada tidak sama denganstock barang yang ada karena pengurangan tidak dilakukan di hari yang sama saat barang dikirim. Hal ini tentu saja menghambat marketing mengetahui persediaan barang.
2. Campur tangan manusia sangat dominant, karenadaya tahan manusia sifatnya tidak stabil mengakibatkan sering terjadinya kesalahan pada manusia sebagai pelaku utama sistem.
3. Adanya tuntutan waktu yang cepat seiring dengan semakin besarnya
jumlah transaksi yang harus dipenuhi.
4.2.2 KELEBIHAN SISTEM
Selain kelemahan sistem yang diamati, ada juga kelebihan sistem yang
didapat, seperti :


4.1.2 ANALIS SISTEM JARINGAN KOMPUTER
Jaringan komputer adalah sebuah sistem yang terdiri atas computer dan
perangkat jaringan lainnya yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu
tujuan yang sama.Tujuan dari jaringan komputer adalah:
* Membagi sumber daya: contohnya berbagi pemakaian printer, CPU, memori,
harddisk
* Komunikasi: contohnya surat elektronik, instant messaging, chatting
* Akses informasi: contohnya web browsing
Topologi jaringan adalah, hal yang menjelaskan hubungan geometris antara
unsur-unsur dasar penyusun jaringan, yaitu node, link, dan station.
Setiap topologi memiliki karakteristik yang berdeda-beda dan masing-
masing juga memiliki keuntungan dan kerugian.
Untuk PT.Bitungjaya Inti Cemerlang menggunakan jenis topologi Star.
Topologi star layoutnya seperti bintang dan dari setiap komputer terhubung pada
hub atau switch dan cara kerjanya semua link harus melewati pusat yang
menyalurkan data tersebut kesemua simpul atau client yang dipilhnya. Kelebihan:
paling fleksibel pemasangan / perubahan stasiun sangat mudah dan tidak
mengganggu bagian jaringan lain kontrol terpusat kemudahan deteksi dan isolasi
kesalahan kerusakan kemudahan pengelolaan jaringan

kekuranganya: boros kabel perlu penanganan khusus kontrol terpusat (hub) jadi
elemen kritis. Dan banyaknya hub yang dipakai pada topologi star yang
digunakan di PT.Bitungjaya inti Cemerlang ada 12 hub.
4.2 KELEMAHAN DAN KELEBIHAN SISTEM
4.2.1 KELEMAHAN SISTEM
Setiap sistem tidak luput dari kelemahan, begitu juga dengan sistem penjualan tunai yang ada pada PT.Bitung jaya Inti Cemerlang. Setelah melakuak pengamatan dan praktek kerja di perusahaan ini, kelemahan yang ada terdapat pada :
1. Gudang barang jadi, dimana laporan barang jadi yang diberikan masih manual dan tidak cepatupdate dalam hari yang sama, sehingga barang yang ada tidak sama denganstock barang yang ada karena pengurangan tidak dilakukan di hari yang sama saat barang dikirim. Hal ini tentu saja menghambat marketing mengetahui persediaan barang.
2. Campur tangan manusia sangat dominant, karenadaya tahan manusia sifatnya tidak stabil mengakibatkan sering terjadinya kesalahan pada manusia sebagai pelaku utama sistem.
3. Adanya tuntutan waktu yang cepat seiring dengan semakin besarnya
jumlah transaksi yang harus dipenuhi.
4.2.2 KELEBIHAN SISTEM
Selain kelemahan sistem yang diamati, ada juga kelebihan sistem yang
didapat, seperti :
1. pembuatan surat jalan secara komputerisasi membuat pekerjaan lebih
cepat.
2. Penginputan PO secara komputerisasi membuat kita bias mengecek apakah pembeli yang memberikan PO sudah pernah membeli dan apakah barang yang dipesan sudah pernah dibeli sebelumnya sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan untuk harga.
3. Dengan sistem input PO secara komputerisasi dapat meminimalkan
adanyadouble PO.

4.2.3 USULAN PERBAIKAN
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, guna mengatasi dan melakukan pembaharuan sistem, maka penulis mengajukan alternative pemecahan masalah. Dengan dibangunnya sistem yang baru, maka akan diperoleh manfaat dan keuntungan nyata bagi kelangsungan hidup perusahaan. Adapun usulan perbaiakan yang diberikan yaitu :
1. Adanya penanganan data dengan menggunakan komputerisasi basis data yang baik, maka proses pengolahan datanya akan lebih cepat, sehingga informasi dan kebutuhan data yang akan digunakan lebih cepat pula.
2. Diberikan penyuluhan dan dilakukansharing seputar pekerjaan, sehingga permasalahan yang ada tidak berlarut dan kesalahan yang disebabkan manusia sebagai pelaku utama sistem bisa diminimalisasikan.
3. Diusulkan penambahan karyawan di bagian muat barang di saat-saat tertentu / high seasons sehingga pengiriman lebih cepat, tentunya hal ini juga didukung dengan barang produksi yang harus cepat jadi.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Minggu, 13 Juni 2010

SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

Sistem basis data merupakan salah satu elemen penyusun yang sangat penting dalam menunjang keberhasilan sistem informasi manajemen. Semakin lengkap, akurat dan mudah dalam menampilkan kembali data yang termuat dalam sistem basis data maka akan semakin meningkatkan kualitas sistem informasi manajemen tersebut.
Basis data (database) memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan. Informasi dapat diperoleh dengan cepat berkat data yang mendasarinya telah disimpan dalam basis data. Sebagai contoh, mekanisme pengambilan uang pada mesin ATM sesungguhnya didasarkan pada pengambilan keputusan yang didasarkan pada basis data. Pertama, sistem akan memvalidasi keabsahan pemilik kartu dengan memeriksa password yang diberikan oleh orang tersebut. Dalam hal ini, password yang diketikkan akan dicocokkan dengan password pada basis data. Jika sama, langkah berikutnya akan dilaksanakan, yaitu memeriksa saldo uang yang tercatat di basis data terhadap jumlah uang yang diambil. Jika memenuhi syarat, uang akan dikeluarkan oleh mesin.
1. Konsep Basis Data Dan Sistem Basis Data
Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa basis data (database ) mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :
a. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
b. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
c. Dapat berkembang dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
d. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
e. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.
Dari beberapa kriteria tersebut, nampak adanya perbedaan secara nyata antara file yang berbasis data dan file konvensional yang lebih bersifat program oriented, yaitu hanya dapat digunakan oleh satu program aplikasi, hanya berhubungan dengan suatu persoalan tertentu untuk sistem yang direncanakan , perkembangan data hanya mungkin terjadi hanya pada volume data saja, kerangkapan data tidak terkontrol.
Pemanfaatan basis data :

a. Sebagai salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena
merupakan dasar dalam menyediakan informasi
b. Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat waktu dan relevan.
c. Mengurangi duplikasi data (data redundancy)
d. Hubungan data dapat ditingkatkan
e. Manipulasi terhadap data dengan cepat dan mudah
f. Efisiensi penggunaan ruang penyimpanan
Selanjutnya sistim basis data merupakan sekumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama. Personal-personal yang merancang dan mengelola basis data serta sistim komputer untuk mendukungnya. Dengan demikian sistem basis data mempunyai beberapa elemen penting yaitu basis data sebagai inti dari sistem basis data, perangkat lunak untuk mengelola basis data , perangkat keras sebagai pendukung operasi pengolahan data, serta manusia yang mempunyai peranan penting dalam sistem tersebut.
Terdapat beberapa hal yang harus dipatuhi pada file basis data agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data, yaitu hal-hal berhubungan dengan masalah kerangkapan data (data redudancy), inkonsistensi data (data inconsistency), data terisolasi, keamanan data dan integritas data.
a. Data Redudancy, yaitu penyimpanan item data yang sama lebih dari satu lokasi fisik. Umumnya suatu data tertentu hanya disimpan pada satu file tetapi dapat dihubungkan dengan data pada file yang lain. Kerangkapan data perlu dihindari dalam penyusunan file database karena akan mengakibatkan pemborosan penggunaan media penyimpan dan memungkinkan terjadinya ketidak konsistenan data.
b. Data Inconsistency, yaitu munculnya data yang tidak konsisten pada area yang sama untuk beberapa file dengan kunci yang sama. Ketidak konsistenan ini mungkin terjadi akibat kesalahan dalam pemasukan data (data entry), yaitu proses meng-upate data, tetapi akibatnya muncul data yang tidak konsisten.
c. Data Terisolasi, hal ini disebabkan oleh pemakian beberapa file basis data. Program aplikasi yang digunakan tidak dapat mengakses file tertentu dalam sistem basis data tersebut. Data terisolasi ini harus dihindari karena akan mengakibatkan data atau informasi yang dihailkan kurang lrngkap atau kurang akurat.
d. Security Problem, hal ini berhubungan dengan masalah keamanan data dalam sistem basis data. Pada prinsipnya file basis data hanya boleh digunakan oleh pemakai tertentu yang mempunyai wewenang untuk mengaksesnya. Pembatasan ini dikendalikan secara intern dalam program aplikasi yang digunakan. Teknik yang bisa digunakan adalah dengan pemakaian password, baik pada awal proses maupun password berlapis yang diberikan pada awal setiap proses. Sedangkan untuk melindungi data dari kerusakan biasanya dapat dibuat back up data.
e. Integrity Problem, hal ini berhubungan dengan unjuk kerja sistem agar dapat melakukan kendali pada semua bagian sistem sehingga sistem selalu beroperasi dalam pengendalian yang penuh.



2. Model-model Data
Ada beberapa model data dalam suatu sistem basis data. Model data merupakan suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai dapat melihat data secara logis. Pemakai tidak perlu memperhatikan bagaimana media penyimpanan secara fisik.

Beberapa model data tersebut adalah sebagai berikut :
2.1. Object based data model, merupakan himpunan data dalam prosedur atau relasi yang menjelaskan hubungan logis antar data dalam suatu basis data berdasarkan pada obyek datanya.
 Entity relationship model, merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan suatu persepsi bahwa real world terdiri dari obyek-obyek dasar yang mempunyai hubungan / relasi antara obyek-obyek tersebut. Contoh entity relationship model dapat dilihat pada gambar 5.2. Dari gambar tersebut nampak bahwa Bank A merupakan real world yang mempunyai obyek dasar Customer dan tabungan. Seorang customer mempunyai atribut Nama, Nomor tabungan, dan atrubut lainnya. Tabungan mempunyai atribut No tabungan, Saldo dan atribut-atribut lain yang diperlukan.

Arti simbol-simbol yang digunakan pada gambar adalah :

: Menunjukkan obyek dasar

: Menunjukkan relasi

: Menunjukkan atribut dari obyek dasar

: Menunjukkan adanya relasi

 Semantic Model, hampir mirip dengan relationship model dimana relasi antar obyek tidak dinyatakan dengan simbol melainkan dengan kata-kata.

2.2. Record based data model
a. Relational model, menjelaskan tentang hubungan logik antar data dalam basis data dengan memvisualisasikan ke dalam bentuk tabel yang terdiri dari sejumlah baris dan kolom yang menunjukkan atribut tertentu. Contoh relational model terlihat pada tabel 5.1. Dalam relational database, setiap data item pada baris dan kolom tertentu harus mempunyai nilai yang tak dapat dipecah lagi. Model data relational dalam bentuk tabel relatif lebih mudah dipahami daripada model-model data lainnya.


Dalam struktur basis data relasional ini hubungan logik antar unsur-unsur data ditunjukkan dengan mengorganisasikan data kedalam kolom dan baris. Pengorganisasian ini disebut dengan istilah normalisasi. Produk-produk basis data jenis ini untuk komputer mainframe antara lain adalah DB2 (IBM), Oracle (Oracle Corporation), INGRES (Relational Technology), sedangkan untuk komputer pribadi antara lain adalah dBase III atau dBAseIv (Ashton Tate) dan Paradox (Ansa Software Corporation).
b. Hierarchycal Model, model ini menjelaskan tentang hubungan logik
antar data dalam basis data dalam bentuk hubungan bertingkat (hierarchy). Elemen-elemen penyusunnya disebut sebagai node yang berupa rincian data, agregat data, atau record. Level paling tinggi dalam suatu hirarki harus hanya terdapat satu node, dan disebut sebagai root. Suatu node pada level yang lebih rendah hanya diijinkan mempunyai satu relasi dengan node pada tingkat yang lebih tinggi, yang disebut sebagai parent. Kebalikannya parent dapat mempunyai lebih dari satu child, yaitu node-node yang mempunayi level lebih rendah dan dihubungkan dengan parent.

c. Network Model, seperti halnya pada hirarki model, net work model dideskripsikan ke dalam struktur parent dan child, tetapi sebuah child dalam model ini dapat mempunyai lebih dari satu parent.

2.3. Physichal based data model, model ini digunakan untuk menjelaskan pada pemakai tentang bagaimana data-data dalam basis data disimpan dalam media penyimpanan yang digunakan secara fisik. Model ini lebih berorientasi pada mesin.


3. Struktur Data
Istilah data dalam sistem komputer dignakan untuk menidentifikasi seperangkat karakter tertentu. Dalam sistem ini data dirancang sedemikian rupa sehingga mewakili masukan yang penting serta memungkinkan untuk dilihat kembali dari tempat penyimpanannya untuk diproses atau untuk dihasilkan keluarannya.
Struktur data yang utama terdiri dari empat unsur, yaitu field, record, file, data base. Konsep data dengan strukturnya ini dapat digambarkan dengan menggunakan bagan sebagai mana tampak dalam gambar 5.6.
3.1. Satu file umumnya terdiri dari beberapa unsur data atau field. Yang dimaksud dengan unsur data adalah sekelompok karakter yang menggambarkan satu atribut data tertentu. Misalnya nama mahasiswa, nomor induk mahasiswa, matakuliah yang diambil dan sebagainya. Misalnya unsur data untuk nama mahasiswa adalah sekelompok karakter yang membentuk nama tersebut.


3.2. Record adalah beberapa unsur data yang dikelompokkan secara logis, misalnya yang berkaitan dengan obyek data tertentu. Misalnya ketiga unsur data nama mahasiswa, nomor induk mahasiswa, matakuliah yang diambil digabungkan, maka terbentuklah satu record. Record ini biasanya merupakan sekumpulan unsur data yang menjelaskan suatu atribut dari entitas (entity) mahasiswa. Record dapat diorganisasikan dengan cara :
a. Record dapat diidentifikasikan dengan menggunakan satu atau lebih petunjuk (key). Yang dimaksud dengan key adalah suatu unsur data di dalam record yang berfungsi mengidentifikasi record tersebut ke dalam file. Misalnya record tentang mahasiswa dapat diidentifikasi melalui nomor induk mahasiswa.
b. Suatu record dapat berisi seluruh unsur data yang relevan atau dapat pula dibagi-bagi menjadi record induk (master record) dan trailer record. Record induk mungkin berisi nama mahasiswa, alamat, tanggal lahir, pekerjaan orang tua dan sebagainya. Sedangkan trailer record mungkin berisi daftar nilai mata kuliah yang sudah ditempuh, IPK, KRSS, daftar mata kuliah yang belum ditempuh dan sebagainya.

3.3. File adalah sekelompok record yang berkaitan . Seluruh catatan mengenai masing-masing mahasiswa dapat dikelompokkan menjadi satu file Daftar Nilai Akhir (DNA). Pengorganisasi record di dalam file mempunyai tujuan sebagai berikut :
a. Melokalisasikan suatu record untuk diproses atau untuk output.
b. Untuk memudahkan penciptaan dan pemeliharaan file.
Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian file antara lain adalah sebagai berikut :
a. Kecepatan akses data
b. Kesesuian dengan media penyimpanan
c. Kemudahan dalam penyimpanan dan pengambilan data
d. Metode pemutakhiran data
e. Kesesuaian dengan jenis aplikasi yang digunakan.
f. Efisiensi penggunaan media penyimpanan
Terdapat dua jenis alat penyimpanan file yaitu :
a. Perangkat Akses Serial (Sequential Access Storage Device atau SASD). Contoh peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic tape atau pita magnetik. Ciri-ciri dari perangkat ini adalah :
a) proses pembacaan rekaman harus berurutan .
b) tak ada pengalamatan
c) data disimpan dalam blok-blok.
d) Proses write hanya bisa dilakukan sekali saja.
e) Kecepatan akses datanya, sangat tergantung pada :
f) Kerapatan pita (char / inchi)
g) Kecepatan pita (inci / detik)
h) Lebar celah / Gap antar blok
b. Perangkat akses langsung ( Direct Access Storage Device atau DASD), perangkat ini mempunai ciri :
a) pembacaan rekaman tidak harus urut
b) mempunyai alamat
c) data dapat disimpan dalam karakter atau blok
d) proses write dapat dilakukan beberpa kali.
Contoh perangkat akses langsung ini misalnya hard disk dan floppy disk.
Pada umumnya file diorganisasi dalam salah satu dari empat metode penyimpanan, yaitu susunan berurutan (sequensial), berurutan berindeks (indexed sequensial), acak (random), acak berindeks.
a. Sequential, metode ini mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a) Rekaman disimpan berdasarkan suatu kunci
b) Pencarian rekaman tertentu dilakukan record demi record sesuai dengan kuncinya.
Metode ini cocok digunakan apabila pengolahan terhadap basis data yang bersifat periodik dan menyeluruh.
b. Random, dalam model ini kunci rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan dalam media fisik secara acak (random).
c. Indexed Sequential, metode ini merupakan gabungan antara metode sequential dan random. Record disimpan secara berurutan dengan menggunakan kunci. Masing-masing record diberi indeks, sehingga memerlukan penyimpanan tambahan yaitu file indeks.
d. Indexed Random, dalam metode ini record-record disimpan secara acak dan masing-masing record disimpan secara acak,
3.4. Data base adalah sekelompok file yang disimpan bersama untuk digunakan oleh beberapa aplikasi . Sekelompok file ini biasanya merupakan file induk yang diintegrasikan ke dalam data base untuk mengurangi duplikasi data dan untuk dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi. Hal ini memungkinkan karena data dalam data base terpisah dari program aplikasinya. Misalnya nama, NIM dan alamat mahasiswa cukup dibuat satu kali saja di dalam data base. Kemudian dari data umum ini dapat dihubungkan ke data lain misalnya pembayaran uang kuliah, daftar nilai, beasiswa dan sebagainya. Dengan menggunakan data base ini makas masing-masing bagian yang mengangani mahasiswa, msalnya bagian keuangan dan bagian akademik, tidak perlu memiliki file sendiri-sendiri, yang mengandung record nama, alamat, NIM.
3.5. Sistem Basis Data merupakan sekumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama, personil yang merancang dan mengelola basis data, teknik-teknik untuk merancang dan mengelola basis data, serta sistem komputer yang mendukungnya

4. Elemen-elemen Sistem Basis Data
Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penyusun sistem. Elemen-elemen pokok penyusun sistem basis data adalah :
a. Basis Data , elemen ini disebut juga sebagai koleksi data atau pustaka data adalah sekumpulan dari bermacam-macam tipe record yang mempunyai hubungan antar record, agregat data dan rinci data terhadap suatu obyek tertentu.
b. Software, software yang digunakan dalam suatu basis data terdiri dari dua macam, yaitu Data Base Management System (DBMS) dan Data Base Applikation Software (DBAS). DBMS akan dibahas pada bagian terpisah sedangkan DBAS dalam buku ajar ini tidak dibahas.
c. Hardware, hardware dalam suatu sistem basis data mempunyai komponen-komponen utama yang berupa CPU (Central Processing Unit) dan Unit penyimapanan (storage Unit). CPU mempunyai beberapa bagian penting, yaitu unit aritmatika dan logika ( Aritmatic And Logic Unit atau ALU), memori utama (main memory) dan unit pengendali (Control Unit). Storage Unit merupakan suatu peralatan fisik yang digunakan sebagai media penyimpanan data. Media penyimpanan yang umum digunakan adalah magnetig disk (hard disk dan floppy disk). Sedangkan media penyimpanan data cadangan (back up data) adalah magnetic tape.
d. Manusia (brainware), manusia merupakan elemen penting pada sistem basis data. Tipe orang yang menggunakan sistem basis data adalah berbeda-beda dan mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda pula. Seorang manajer memerlukan informasi-informasi tersaring untuk membuat keputusan. Dan personal Klarikal mempunyai tugas memasukkan data dari sumber dokumen ke dalam sistem. Pelanggan memerlukan informasi dan laporan. Dengan demikian suatu sistem basis data harus memberikan pemusatan perhatian pada pemakai.

4. Sistem Manajemen Basis Data
Yang dimaksud dengan sistem manajemen basis data (database management systems / DBMS) adalah suatu perangkat lunak (program) yang mengorganisasikan, mengkatagorikan, menyimpan dan menampilkan kembali (retrieve) serta memelihara data di dalam basis data yang memungkinkan bagi beberapa pemakai untuk mengakses data yang disimpan dalam basis data tersebut secara bersama-sama dengan menggunakan beberapa aplikasi.
Penyimpanan data, pengorganisasian data ke dalam record dan pengaksesan terhadap data tersebut dilakukan secara seragam. Dengan program ini maka para pemakai dapat membuat permintaan tampilan ringkas pada layar atau dicetak sesuai dengan format yang dikehendaki pemakainya. Beberapa fungsi yang dapat dilakukan oleh DBMS adalah sebagai berikut :
a. Menyortir record sesuai dengan urutan atau petunjuk (key) tertentu yang dikehendaki pemakainya, misalnya urut abjad atau yang memiliki kriteria tertentu, misalnya mengurutkan mahasiswa yang memiliki IP 3,00 atau lebih dari mulai yang tertinggi hingga 3,00.
b. Untuk melihat record tertentu saja yang dikehendaki oleh pemakainya tanpa menampilkan isi file
c. Untuk menghitung jumlah record yang memenuhi kriteria tertentu misalnya jumlah mahasiswa yang memiliki IP 3,00 atau lebih.
d. Untuk melakukan perhitungan, misalnya menghitung IP Kumulatif mahasiswa yang sudah menyelesaikan perkuliahan.
e. Untuk menggabungkan beberapa file menjadi informasi yang berguna bagi pemakainya.
Program ini dikembangkan dari konsep database sebagai sesuatu yang terpisah dari program aplikasi yang mengaksesnya. Jadi tujuan DBMS adalah untuk
a. Memperoleh informasi yang bermanfaat dari data yang ada dalam database tersebut.
b. Mempermudah penciptaan struktur data
c. Meringankan pekerjaan pemrogram dalam menangani file yang rumit
d. Mempermudah pemakai dan pemrogram dari pekerjaan memahami dimana dan bagaimana data sebenarnya disimpan.
e. Memberikan pemahaman pada para pemakai bahwa data adalah sumber daya yang harus dikelola dengan baik.
f. Meningkatkan efisiensi dan menghemat beaya serta meningkatkan produktifitas pemrogram aplikasi dan para pemakai.
Dengan digunakannya DBMS untuk mengorganisasi, mengkatagorisasikan, menyimpan dan menampilkan kembali serta memelihara data di dalam database maka manajemen dapat memeperoleh kebaikan DBMS sebagai berikut :
a. DBMS menimbulkan adanya independensi data, sebab jika data tidak independen maka setiap format record yang diubah akan mengakibatkan setiap program yang mengakses file tersebut harus pula diubah.
b. DBMS mempermudah pengaksesan data.
c. DBMS mengurangi dataganda (data redundancy) dengan cara menghilangkan unsur-unsur data yang sama.
d. Ketergantungan pada data dan program dapat dikurangi dengan cara memisahkan aspek fisik dan lojik dari data.
e. Biaya pengembangan dan pemeliharaan program dapat dikurangi secara material
f. Keamanan dan kerahasiaan dapat dikendalikan.

4.1. Cara Kerja DBMS
Cara kerja DBMS pada umumnya adalah sebagai berikut :
a. Program aplikasi memulai prosesnya dengan memperoleh data dari data base dengan bantuan perintah DML (data manipulation language), yaitu perintah yang digunakan oleh DBMS untuk menjalankan fungsi-fungsinya.
b. Pada waktu pengatur dan pengendali aktifitas CPU dari komputer tersebut mejumpai perintah DML dalam eksekusi suatu program aplikasi, maka unit pengendali tersebut memindahkan pengendaliannya dari program ke DBMS.
c. DBMS menguji bahwa unsur data yang diperlukan telah didefinisikan sebagai bagian dari database kemudian menentukan alamat dari lokasi-lokasinya di dalam media penyimpanan.
d. DBMS kemudian menggantikan sistem operasi sehingga dapat memerintahkan untuk mengakses dan memanggil unsur data.
e. Sistem operasi memindahkan unsur data yang dikehendaki ke daerah penyimpanan tertentu dalam DBMS yang disebut buffer dan kemudian memindahkan pengendalian kembali kepada DBMS
f. DBMS memindahkan unsur data ke buffer tersebut yang digunakan oleh program aplikasi. Program tersebut kemudian mengambil kembali pengendalian dari DBMS dan selanjutnya memproses unsur data.

4.2. Unsur-Unsur DBMS
Berikut ini adalah uraian mengenai unsur-unsur DBMS yang biasa dijumpai dalam beberapa produk yang dijual secara umum :
a. Data dictionary, adalah sekumpulan informasi yang tersentralisasi mengenai seluruh unsur data dan sumber-sumber daya dalam database. Data dictionary ini berisi nama-nama dan penjelasan-penjelasan mengenai unsur data serta uraian mengenai bagaimana unsur-unsur data tersebut berkaitan satu dengan lainnya.
Dengan menggunakan data dictionary ini maka suatu DBMS menyimpan data secara konsisten sehingga mengurangi data ganda. Program aplikasi tidak harus merinci karateristik data yang diperlukan dari database, hal ini memungkinkan bagi pemakai untuk mengubah karateristik dari unsur data dalam data dictionary tanpa harus mengubah seluruh program aplikasi yang menggunakan unsur data tersebut.
Data dictionary ini sangat bermanfaat karena dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengumpulan data dan pengelolaan sumber daya data, sehingga dapat mepermudah pemakainya untuk :
a) berkomunikasi dengan para pemakai lainnya
b) menentukan adanya pengaruh perubahan data dalam database.
c) Merancang dan mengembangkan data base dengan cara memusatkan pengendalian terhadap unsur-unsur data.
b. Bahasa-bahasa Data, dalam DBMS digunakan dua bahasa data yang berbeda, yaitu bahasan perincian data (data description language / DDL) dan bahasa manipulasi data (data manipulation language / DML). DDL digunakan untuk menempatkan unsur data ke dalam data dictionary dengan cara menjelaskan karakterisitik dari unsur data tersebut.
Untuk menjamin keseragaman pengaksesan data dari database, maka DBMS menghendaki digunakannya program-program aplikasi dalam perintah-perintah yang standar, dimana perintah-perintah tersebut merupakan bagian dari bahasa khusus yang disebut DML yang digunakan pemroses untuk memanggil kembali (retrieve) dan memproses data dari database. DML biasanya terdiri dari serangkaian perintah seperti FIND, GET, SORT dan sebagainya yang ditempatkan dalam suatu program aplikasi untuk menginstruksikan DBMS untuk mengambil data yang diperlukan oleh program aplikasi tersebut pada suatu waktu tertentu.
a) Monitor Pemrosesan Jarak Jauh, Monitor pemrosesan jarak jauh (teleprocessing monitor) adalah suatu paket piranti lunak untuk mengelola komunikasi antara data base dengan terminal-terminal jarak jauh. Monitor pemrosesan jarak jauh ini biasanya digunakan untuk menangani sistem pesanan penjualan yang menggunakan terminal-terminal komputer di tempat-tempat penjualan yang saling berjauhan letaknya.
b) Sistem Pengembangan Aplikasi, adalah seperangkat program dan perintah-perintah yang dirancang untuk membantu pemrogram dalam mengembangkan program aplikasi secara on-line.
c) Program Pengaman, program ini digunakan untuk melindungi data base dari akses yang tidak ada otoritasnya.
d) Sistem pengarsipan, dengan sistem ini manajer data base memiliki sarana untuk memulai kembali data base dan atau memperbaiki data yang hilang apabila terjadi kegagalam operasional pengolahan data.
4.3. Administrasi Basis Data
Sistem basis data yang sudah terpasang dalam suatu organisasi maka implementasi dari sistem tersebut, misalnya dalam hal pengontrolan sistem, perubahan format record, menambah serta menghapus record perlu dipusatkan di bawah kendali Administrasi Basis data (Data base administration / DBA). Oleh karena itu DBA harus memiliki kemampuan dan wewenang untuk menetapkan kebijakan, isi dan kontrol atas data serta harus mampu menggunakannya sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen sumber daya sehingga diperoleh manfaat maksimum dari basis data sebagaimana layaknya sumber daya.
Penggunaan DBA harus dapat menjamin bahwa data yang tersedia dapat digunakan bersama oleh seluruh organisasi dan benar-benar dikembangkan untuk keperluan manajemen, sehingga personil DBA haruslah memiliki perspsktif tentang manajemen dan pengetahuan mendalam tentang organisasi. Tugas penting dari DBA antara lain adalah sebagai berikut :
a. Memperkenalkan tekonologi baru, menerangkan keuntungan
penggunaan sistem basis data dan meyakinkan anggota organisasi agar bersedia menerimanya.
b. Membimbing perancangan awal basis data dan pengembangan lebih
lanjut serta memperluas basis data jika diperlukan.
c. Menetapkan dan dan menentukan standar basis data
d. Menentukan isi basis data.
e. Memantau pengendalian basis data, kebijakan pengamanan dan
merancang prosedur yang mampu menjamin bahwa (a) pemutakhiran data dalam sistem basis data berlangsung secara terkendali dan tepat. (b) data tersedia bagi pengguna yang dapat dipercaya dan dapat digunakan hanya oleh yang berhak (c) data yang hilang dan atau rusak dapat diatasi dan diperoleh kembali.
f. Melayani pengguna basis data melalui proses pendidikan dan
pelatihan.
Oleh karena demikian penting tugas dan tanggung jawab DBA , maka seorang DBA bertanggung langsung kepada manajer bidang informasi sehingga posisi DBA dapat disejajarkan dengan manajer sistem komputer.

4.4. Pengembangan Sistem Basis Data
Proses pengembangan sistem basis data (The data base development proses) bukanlah suatu proses yang hanya sekedar menyusun file-file yang diperlukan untuk disimpan sebagai basis data, tetapi juga termasuk dalam hal mengatur bagaimana agar basis data tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pemakai (user) utnuk memenuhi kebutuhan datanya . Jadi pengembangan sistem basis data meliputi pengembangan file basis data (data ware), perangkat lunak (soft ware), perangkat keras (hard ware) dan menyiapkan personal-personal (brain ware) yang akan terlibat dalam penggunaan sistim basis data agar dapat memanfaatkannya dengan baik dan benar.

Tujuan Pengembangan Sistem Basis Data
Tujuan pengembangan sistem basis data berhubungan erat dengan masalah-masalah yang timbul dalam file basis data, antara lain sebagai berikut :
a. Fleksibelitas data ( data flexibility)
Fleksibilitas data dimaksudkan untuk memberikan kemudahan dalam menampilkan kembali data-data yang dipilih dan diperlukan dalam basis data dan mempresentasikan dalam format-format yang berbeda.
Fleksibilitas akses merupakan salah satu dari bebrapa aspek penting yang harus dimiliki sistem manajemen basis data (Data Base Management System/DBMS) agar selalu tersedia data untuk berbagai macam keperluan. Untuk itu diperlukan antar muka (interface) untuk memungkinkan terjadinya komunikasi antara pemakai sistem. Interface harus didesain dalam bentuk yang sederhana dan jelas sehingga memungkinkan para manajer atau pemakai akhir (end user) yang awam terhadap komputer mampu berinteraksi dan menggunakan sistem tersebut dengan mudah. Teknik yang umum diterapkan adalah dengan menggunakan menu-menu (interaksi pasif) atau memberikan jawaban atas pertanyaan aktif ( interaksi aktif) yang ditampilkan dalam display.
b. Integritas Data (data Integrity)

Integritas data dimaksudkan sebagai sarana untuk selalu meyakinkan bahwa nilai-nilai data dalam sistem basis data adalah benar, konsisten dan selalu tersedia. Salah satu cara yang terbaik untuk meyakinkan integritas data adalah meyakinkan bahwa nilai-nilai data adalah benar sejak masuk pertama kali. Hal ini bisa ditempuh antara lain dengan membuat setting secara seksama prosedur penangkapan data (data capture) yang dilakukan secara manual, atau dengan membuat program untuk mengecek kebenaran atau keabsahan nilai data pada saat dimasukkan dalam komputer ( data entry.
c. Keamanan Data (data security)
Keamanan data diperlukan untuk melindungi data terhadap akses yang tidak legal oleh pihak-pihak yang tidak berwenang yang bermaksud merugikan atau bahkan merusak data yang tersimpan dalam basis data. Keamanan data merupakan aspek kritis dalam sistem basis data. Salah satu cara dalam mengamankan data adalah dengan membuat recovery , yaitu proses penggunaan data cadangan untuk menciptakan / atau menyusun kembali basis data yang mengalami kerusakan. Fasilitas keamanan data yang lazim digunakan adalah password untuk individu-individu pemakai yang hanya diijinkan mengakses data dalam tipe-tipe data yang berbeda ( misalnya yang hanya khusus membaca, membaca dan menulis) dan password untuk basis data, record data dan rincian data.
d. Independensi data (data Independence)
Independesi data atau ketidak tergantungan data terdiri dari dua dimensi yaitu dimensi logis ( logical data independence) dan dimensi fisik (phyical data independece). Yang dimaksud dengan independensi secara fisik adalah bahwa cara-cara penyimpanan dan pengaksesan data dalam sistem basis data dapat diubah tanpa membutuhkan perubahan dalam skema logis. Sedangkan yang dimaksud dengan independensi secara logis adalah bahwa perubahan-perubahan kebutuhan user terhadap data dapat berubah, tetapi hal ini tidak mengakibatkan perubahan atau dampak pada pandangan user terhadap basis data atau skema logisnya.
e. Minimalisasi Kerangkapan Data ( Reduced Data Redundancy)
Kerangkapan data dalam sistem basis data dapat menimbulkan beberapa masalah dalam proses pengaksesan data. Kerangkapan data akan mengakibatkan penggunaan media penyimpanan (storage) secara sia-sia, waktu akses yang lebih lama dan akan menimbulkan masalah dalam integritas data


f. Berbagi Data (Data Shareability)
Sistem basis data dikembangkan dengan maksud agar dapat digunakan oleh pemakai-pemakai yang berbeda atau kelompok-kelompok pemakai yang berbeda dalam menggunakan data yang sama. Hal ini penting karena data dalam basis data akan digunakan oleh bebrapa pihak yang berbeda yang berkepentingan terhadap data tersebut.
g. Relatabilitas Data (Data Relatability)
Yang dimaksud dengan relatabilitas adalah kemampuan untuk menetapkan hubungan logis antara type-type record yang berbeda dalam file-file yang berbeda. Hal ini merupakan hal yang penting, karena sebagian besar informasi yang diperlukan akan disusun dari berbagai macam file dalam sistem basis data yang masing-masing file mempunyai type record yang berbeda.
h. Standarisasi Data (Data Standardization)
Standarisasi data menunjukkan definisi-definisi rinci data dalam batas yang digunakan pada definisi nama secara rinci dan format penyimpanan dalam basis data. Sebagian besar sistem manajemen basis data memberikan fasilitas kamus (data dictionary) untuk mendefinisikan nama-nama rinci data dan format dalam penyimpanannya.
i. Produktivitas Personal (Personnel Productifity)
Dengan adanya sistem manajemen basis data diharapkan mampu meningkatkan produktivitas kerja setiap personal dalam beberapa hal. Sehingga pemakai dapat membuat laporan-laporan yang lebih akurat.

4.5. Tahap-Tahap Pengembangan Sistem Basis Data
Tahap-tahap utama dalam pengembangan sistem basis data terdiri dari empat tahap yaitu : Tahap Perencanaan (planning),Tahap Analisis (analysis), Tahap desain (design) dan Tahap implementasi (implementation).


a. Perencanaan (Planning)
Tahap pertama dari pengembangan sistim basis data adalah perencanaan, dalam tahap ini yang perlu mendapat perhatian adalah pentingnya komunikasi yang jelas antara pihak pengembang (developer) dan pengguna (user). langkah awal dari tahap perencanaan ini adalah mengidentifikasi perencanaan strategis yang terdiri dari : tujuan organisasi, faktor-faktor penting dalam menuju keberhasilan organisasi dan ruang lingkup masalah. Tujuan dari tahap pertama ini adalah mengembangkan konteks perencanaan dan mata rantai sistim informasi ke perencanaan kegiatan yang strategis.
Langkah Kedua, adalah mengidentifikasi obyek-obyek penting dalam lingkungan perencanaan, yang terdiri dari unit-unit organisasi, lokasi dan fungsi kegiatan di level atas dari organisasi dan type-type entity (kesatuan).
Langkah ketiga, mengembangkan sebuah model perusahaan (enteprise model) yang terdiri dari : sebuah diagram yang menguraikan secara fungsional aktifitas perusahaan atau organisasi, dari struktur organisasi di tingkat atas sampai ke bawah, sebuah diagram yang menghubungkan secara makro dari aktifitas organisasi, sekelompok matrik-matrik perencanaan yang dihubungkan ke dalam komponen-komponen yang bervariasi dalam sub-sub model.
b. Analisis (Analysis)
Tujuan dalam tahap ini adalah mengembangkan rincian spesifikassi dari kebutuhan sistem informasi yang mendukung aktifitas organisasiatau perusahaan. Dalam tahap analisis ini terdapat adanya dua langkah utama yaitu :
a) Pengembangan model data konseptual, yaitu sebuah model rincian yang meliputi seluruh struktur organisasi data. Data konseptual ini antara lain terdiri dari kesatuan aktifitas yang relevan, hubungan-hubungan dan atribut-atribur seperti aturan-aturan kegiatan dan ketentuan tentang bagaimana data digunakan.
b) Pengembangan Model proses, yaitu sekelompok ketentuan yang baik dari pelaksanaan tugas yang logis dalam mendukung satu atau lebih fungsi-fungsi kegiatan organisasi. Dalam pengembangan model proses ini terdapat adanya dua hal yang mendasar yaitu proses fisik (merubah input menjadi out put) dan proses informasi yaitu proses merubah data menjadi informasi.
Dalam tahap ini semua alternatif diuji dan diidentifikasi, kemudian salah satu diantaranya ditetapkan sebagai solusi terhadap masalah/kebutuhan pemakai (user). Jika diperlukan oleh manajemen, suatu analisa beaya dan manfaat, analisis pengembalian modal dan sebagainya dapat digunakan dalam tahap analisis ini.
c. Desain (design)
Dalam tahap desain sistem basis data, terdapat dua hal pokok yang harus dilakukan, yaitu mendifinisikan struktur logis basis data (logical data base) dan mendesain program fisik (physical data base design). Struktur logis yang telah didefinisikan itu kemudian ditransformasikan kedalam format fisik yang sesuai dengan DBMS yang digunakan. Unit-unit program aplikasi didesain secara bersamaan dengan pengembangan strutur desain logis basis data. Pada saat desain basis data dan program aplikasi telah lengkap, spesifikasi akhir kemudian ditetapkan. Pada beberapa bagian dimana perangkat keras perlu diubah , perangkat keras tersebut di order pada tahap ini, sehingga pada saat memasuki tahap implementasi, perangkat itu telah tersedia. Dalam tahap pengembangan prosedur, yang perlu mendapat perhatian adalah fasilitas untuk keamanan dan pengendalian basis data. Suatu rencana yang seksama dikembangkan untuk meyakinkan bahwa hanya pemakai tertentu yang berhak saja yang dapat mengakses data .
d. Implementasi (Implementation)
Selama tahap ini perangkat keras diinstall dan dites, program dikoding dan dites, data dikonversi, prosedur-prosedur didokumentasikan dan pemakai dilatih. Pengetesan secara paralel dengan sistem yang lama akan melengkapi tahap ini. Beberapa aspek tertentu terjadi pada sistem basis data selama tahap ini. Yang pertama, sebelum data dapat dikonversi, desain basis data harus dikoding dengan menggunakan bahasa pemrograman ( misalnya, COBOL, SQL) dan fasilitas-fasilitas yang diperoleh dari DBMS. Pada saat struktur basis data dikompile, dilakukan suatu pengetesan terhadap bassis data dan dikonversikan. Hal ini dilakukan untuk menguji akurasi diskripsi basis data. Prosedur untuk pemakai dan personal didokumentasikan selama dalam tahap ini. Pemakai perlu mengetahui bagaimana menyempurnakan fungsi kerja dengan menggunakan sistem yang baru. Personal operasi juga harus tahu bagaimana prosedur-prosedur yang harus dilakukan untuk menggunakan, menampilkan kembali data, dan operasi-operasi lain, yang pada kenyataannya justru lebih kompleks dari pada sistem pemrosesan suatu file. Konsekuensinya, diperlukan dokumentasi prosedur yang baik dan jelas.

4. 6. Beberapa Alat Bantu Dalam Pengembangan Sistem Basis Data
Agar usaha pengembangan sistem basis data dapat berhasil dengan baik, maka diperlukan beberapa alat bantu yaitu cara yang digunakan untuk mempermudah dan mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan.
Pada tahap awal proyek pengembangan perlu adanya suatu statemen yang dapat meyakinkan manajemen organisasi bahwa aktifitas pengembangan memang layak untuk dilakukan. Dalam laporan hasil studi kelayakan tersebut, perlu dicantumkan bebrapa analisis, misalnya :
a. Analisis Ekonomi. Proyek pengembangan sistem basis data perlu dianalisa tentang kelayakannya dari segi ekonomi, hal ini penting karena manajemen tentunya akan menolak jika proyek pengembangan ini tidak akan menghasilkan keuntungan secara ekonomis, sekalipun keuntungan tersebut baru akan dirasakan setelah jangka waktu tertentu yang agak lama.
b. Analisis Hukum. Peralatan yang digunakan, aturan atau prosedur yang digunakan dalam sistem yang baru kadang-kadang mempunyai keterkaitan yang erat dengan masalah hukum. Untuk itu perlu adanya pernyataan bahwa proyek pengembangan sistim basis data ini layak dari segi hukum (law feasibility).
c. Analisis Teknik. Analisis ini berguna untuk menjelaskan ketersediaan berbagai komponen teknis yang diperlukan selama proyek pengembangan sistem basis data dilaksanakan dan pada saat sistem yang baru tersebut diimplementasikan. Hasil dari analisis ini memberikan sebuaha pernyataan bahwa proyek pengembangan sistim basis data, layak dari segi teknik ( technical feasibility).
d. Analisis Operasional. Analisis operasional dimaksudkan untuk menjelaskan bahwa sistem yang baru adalah layak dioperasikan pada lingkungan organisasi yang ada saat ini, atau perlu usaha-usaha lain untuk mengubah desain sistem atau kondisi lingkungan organisasi atau perusahaan. Hasil dari analisis ini memberikan pernyataan tentang kelayakan dari segi operasional (operational feasibility).
Selain analisis-analisis tersebut, dapat pula digunakan alat bantu lainnya untuk mengatur dan mengawasi aktifitas-aktifitas dalam proyek pengembangan sistem basis data, yaitu :
a. PERT (Program Evaluation And Review Technique), yaitu teknik memecah atau memerinci proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil sehingga memudahkan dalam pengaturan dan pengawasannya. Dari teknik ini akan diperoleh suatu rencana jaringan proyek yang lengkap, yaitu tentang bagaimana urutan pengerjaan tugas-tugas yang ada dalam proyek, dan kapan suatu tugas akan dimulai dan harus selesai dikerjakan.
b. CPM (Critical Path method), yaitu alat bantu yang digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan aktifitas-aktifitas dalam proyek pengembangan sistem basis data yang telah ditentukan waktunya, dengan menambah atau mengurangi sumber-sumber yang diperlukan dan tersedia untuk menyelesaikan proyek.
Sistim basis data dirancang dan dibangun dengan orientasi para pemakai (user), artinya bahwa sistem basis data tersebut ditujukan untuk memenuhi berbagai macam kebutuhan para pemakainya. Selain harus lengkap, sistem basis data dirancang agar mudah dugunakan, dapat digunakan dengan berbagai macam cara, oleh banyak pemakai baik secara terpisah ataupun bersama-sama, serta minim kerangkapan data. Disamping itu juga kemudahan dalam memodifikasi data dan mengembangkan data, baik volume maupun strukturnya. Dengan sistem basis data, maka berbagai kebutuhan sistem-sistem baru dapat dipenuhi dengan segera tanpa perlu mengubah basis datanya.
Penggunaan sistem basis data dalam Sistim Informasi Manajemen akan memberikan efsiensi bagi SIM tersebut. Efisiensi yang dicapai berkat penggunaan sistem basis data dalam SIM meliputi efisiensi dalam penggunaan waktu, kertas kerja, tenaga serta beaya. Jadi pada akhirnya secara menyeluruh penggunaan sistim basis data akan memberikan keuntungan yang berupa efisiensi bagi SIM yang menggunakannya.

5. Pengelolaan Sistem Basis Data Dalam Sistem Informasi Manajemen
Sistem basis data merupakan salah satu dari beberapa komponen penting penyususn SIM. Sebagai komponen penyusun maka keberadaan Sistem basis data dalam SIM adalah penting sekali. Suatu SIM tidak akan berfungsi dengan baik bila tanpa melibatkan sistem basis data
Keberadaan sistem basis data dalam sistem informasi manajemen (SIM) merupakan hubungan antara sistem dan sub sistem, karena SIM mempunyai rung lingkup yang relatif lebih luas dan lebih kompleks, sedangkan sistem basis data merupakan sub sistem yang berada dalam SIM.
Sistem basis data dalam SIM merupakan penyedia data untuk diolah lebih lanjut menjadi informasi yang bermafaat bagi pemakainya, sehingga fungsi sistem basis data dalam SIM dapat disetarakan dengan bahan baku bagi suatu produk dalam proses produksi.
5.1. Sistem Basis Data sebagai Infrastruktur SIM
Sistem basis data dan sistem manajemen basis data (DBMS) menyediakan suatu sarana infrastruktur kepada organisasi-organisasi sistem informasi yang dibangun. Organisasi sistem informasi ini meliputi sistem pengolahan transaksi, sistem informasi manajemen dan sistem pendukung keputusan.


2. Sistem Basis Data Sebagai Sumber Informasi Bagi SIM
Fungsi sistem basis data dalam SIM adalah sebagai penyedia atau sumber utama kebutuhan data bagi para pemakai atau informasi bagi para pengambil keputusan. Sedangkan DBMS melakukan fungsi pengolahan untuk memanipulasi data sehingga diperoleh suatu bentuk yang penting dan dapat dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan, yang disebut sebagai informasi.
Kegiatan manajemen jika dihubungkan dengan tingkatannya di dalam organisasi, maka dapat dibedakan dalam tiga tingkatan, yaitu manajemen tingkat atas, tingkat menengah dan tingkat bawah. Kebutuhan informasi dari masing-masing tingkatan tersebut sudah tentu berbeda, oleh karena itu perlu dipahami kegiatan apa yang dilakukan masing-masing tingkatan manajemen tersebut .

a. Perencanaan Strategi
Perencanaan strategi (strategic planning) merupakan kegiatan dari manajemen tingkat atas, pada umumnya perencanaan strategi meliputi hal-hal sebagai berikut :
a) Proses evaluasi lingkungan luar organisasi .
Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan tersebut mungkin saja dapat mengakibatkan perubahan terhadap strategi organisasi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan-kesempatan pasar, teknologi, tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi dan sebagainya.
b) Penetapan tujuan.
Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai organisasi, tujuan organisasi ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses perencanaan strategi yang bersifat jangka panjang .
c) Penentuan strategi.
Strategi adalah tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan. Dengan strategi semua kemampuan berupa sumber-sumber daya dikerahkan agar dapat mencapai tujuan yang dikehendaki. Sumber daya organisasi dapat berupa modal, personil, material dan sebagainya.
b. Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Dalam pengendalian manajemen terdapat suatu proses yang menunjukkan apa yang harus dilakukan oleh manajer. Proses dalam pengendalian manajemen menyangkut komunikasi informal dan formal. Komunikasi informal, misalnya berupa pertemuan-pertemuan dan diskusi. Komunikasi formal dalam pengendalian manajemen misalnya dalam hal pemrograman (programming), penyusunan anggaran (budgeting), pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement) serta pelaporan dan analisis (reporting and analysis).
Pemrograman adalah proses menentukan program-program yang akan dilakukan oleh organisasi dan memperkirakan sejumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk masing-masing program. Program adalah kegiatan – kegiatan prinsip yang telah ditentukan untuk dilaksanakan oleh organisasi dengan maksud untuk menerapkan strategi yang telah disusun. Contoh, program penelitian dan pengembangan, program latihan karyawan dan sebagainya.
Anggaran adalah suatu rencana yang diungkapkan dalam satuan kuantitas (nilai mata uang) untuk satu periode waktu tertentu. Dalam proses penyusunan anggaran, program diterjemahkan dalam bentuk yang dihubungkan dengan tanggung jawab masing-masing manajer yang diberi beban untuk melaksanakan program atau beberapa bagian dari program. Dalam proses penyususnan anggaran rencana – rencana diterjemahkan dalam bentuk pusat-pusat pertanggungjawaban.
Selama periode pelaksanaan (operating), catatan-catatan diselenggarakan untuk mencatat pemakaian – pemakaian sesungguhnya dari sumber-sumber daya dan pendapatan-pendapatan yang diperoelh. Catatan ini sifatnya terstruktur sehingga data beaya-beaya dan pendapatan-pendapatan diklasifikasikan, baik secara program dan menurut pusat-pusat pertanggungjawaban.
Manajer membutuhkan pelaporan yang berisi informasi tentang apa yang sedang terjadi untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang telah dilakukan oleh masing-masing pusat pertanggung jawaban telah berjalan secara koordinatif. Laporan-laporan digunakan sebagai dasar pengendalian, yaitu dengan cara membandingkan kinerja sesungguhnya dengan rencana yang sudah ditetapkan.
Perbedaan- perbedaan yang nampak dalam laporan tersebut, merupakan dasar yang digunakan oleh manajer untuk melakukan tindakan perubahan dan perbaikan, dan pertimbangan strategi baru.

c. Pengendalian operasi
Pengendalian operasi adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasi ini merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan dalam pengendalian manajemen . Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas di tingkat bawah.
Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan – kegiatan dalam manajemen tingkat atas lebih menjurus pada perencanaan jangka panjang dan penentuan-penentuan strategi. Sementara manajemen ditingkat menengah dan bawah , lebih menjurus pada hal-hal yang bersifat operasional.
Seorang manajer pada level operasional akan menggunakan sebagian besar waktunya untuk menetapkan keputusan-keputusan yang berhubungan dengan kegiatan operasional. Informasi yang diperlukan cenderung diperoleh dari sumber-sumber intern dengan pendefinisian yang jelas, rinci, sempit, dan frekuensi pemakaian yang relatif sangat sering.
Bagi para manajer pada level menengah, sistem basis data berfungsi sebagai sumber informasi guna pengambilan keputusan untuk perencanaan taktis dan pengendalian manajemen sebagai kontrol terhadap organisasi. Pada level ini informasi diperoleh dan dihasilkan dengan cara peringkasan dan abstraksi atas data transaksi pada level operasional.
Informasi pengendalian manajemen diperlukan untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan untuk diterapkan personalia operaional. Proses pengendalian memerlukan jenis-jenis informasi sebagai berikut :
a) Pelaksanaan yang direncanakan (standar, yang diharapkan, yang dianggarkan, dan sebagainya)
b) Perbedaan dari pelaksanaan yang direncanakan.
c) Alasan / penyebab terjadinya perbedaan.
d) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin.
Proses pengambilan keputusan pada kedua level manajemen diatas sebagian besar dapat distrukturkan ke dalam prosedur yang jelas dan spesifik. Sebagian besar dari keputusan dapat diprogramkan sehingga dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang maju, maka sebagian besar aktifitas manajer dapat dialihkan pada komputer yang mampu menangani secara lebih efisien dan efektif.
Dukungan sistem basis data bagi perencaaan strategis tidak dapat selengkap sebagai sebagaimana pada dua level yang lain yang ada dibawahnya. Namun demikian sistem basis data yang ada di dalam SIM dapat memeberi bantuan dan dukungan bagi proses perencanaan strategis.
Beberapa contoh dukungan sistem basis data bagi perencanaan strategis adalah :
a) Evaluasi kemampuan yang ada, yang dapat didasarkan atas data intern yang ditimbulkan oleh kebutuhan pengolahan operasional. Tetapi dalam hal ini perlu diikhtisarkan ke dalam suatu cara yang khusus untuk perencanaan.
b) Proyeksi kemampuan mendatang yang dapat dikembangkan melalui data masa lampau dan kemudian diproyeksikan ke masa datang.
c) Data tentang industri dan saingan, merupakan data pemasaran dasar yang mungkin bisa atau perlu direkam dalam basis data.

Pada akhirnya tim pengembangan SIM harus merancang dan membangun sistem basis data yang cukup lengkap dan mampu memberikan dukungan secara maksimal terhadap ketiga macam kebutuhan informasi tersebut diatas, sekalipun demikian sangat mungkin bahwa pada waktu tertentu ada sebagaina data yang diperlukan dan belum termuat dalam basis data, dan untuk selanjutnya berdasarkan suatu pertimbangan teknis dan ekonomis perlu ditambahkan. Selain perubahan pada volume data, kemungkinan lain adalah terjadinya perubahan pada struktur basis data, kerelasian antar file, nilai-nilai rinci data, dan perubahan-perubahan lain yang diperlukan sesuai dengan kondisi aktual yang ada.

5.3. Sistem Basis data Sebagai Sarana Efisiensi dan Efektifitas SIM
Sistem basis data dirancang dirancang dan dibangun dengan orientasi para pemakai, artinya bahwa sistem basis data ditujukan untuk memenuhi berbagai macam kebutuhan para pemakainya. Selain harus lengkap sistem basis data juga dirancang agar mudah digunakan, dapat digunakan dengan berbagai macam cara. Oleh banyak pemakai baik secara terpisah maupun bersama-sama, serta minim kerangkapan data. Disamping itu juga kemudahan dalam memodifikasi data dan mengembangkan data, baik volume maupun strukturnya. Dengan sistem basis data maka berbagai kebutuhan sistem –sistem baru dapat dipenuhi dengan segera tanpa perlu mengubah basis data- nya.
Pengembangan suatu sistem basis data memang mahal, namun demikian mulai pada saat tertentu, penggunaan sistem basis data akan memberikan banyak manfaat yang mempunyai nilai secara ekonomis. Sistem basis data juga dirancang agar data-data yang tersimpan di dalamnya dapat ditampilkan kembali dengan cepat. Secara kuantitatif, kebutuhan personalia dalam sistem juga menjadi berkurang.
Penggunaan sistem basis data di dalam SIM akan memberikan efisiensi bagi SIM tersebut. Efisisensi yang dicapai berkat penggunaan sistem basis data dalam SIM meliputi efisiensi dalam penggunaan waktu, kertas kerja, tenaga/ personalia, serta biaya. Jadi pada akhirnya secara menyeluruh Sistem basis data akan memberikan keuntungan yang berupa efisiensi bagi SIM yang yang menggunakannya.
Sistem basis data akan memberikan dukungan bagi tercapainya efektifitas SIM karena data-data yang disusun dan disimpan dalam file-file dalam sistem basis data adalah data yang benar, selain itu perangkat lunak-perangkat lunak yang ada dan digunakan di dalamnya juga telah diuji kebenarannya, keakuratan dan kehandalannya. Dengan demikian Sistem Manajemen Basis data yang ada dalam SIM hanya memuat perangkat lunak-perangkat lunak yang benar. Dengan kata lain, sistem basis data mampu memberikan dukungan yang besar terhadap efektifitas SIM

6. Daftar Istilah Penting
1) Kerangkapan data (data redudancy)
2) Inkonsistensi data (data inconsistency)
3) Basis data berdasarkan pada obyek datanya ( Object based data model)
4) Model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data
(Entity relationship model)
5) Model untuk menjelaskan tentang hubungan logik antar data dalam basis data dalam bentuk hubungan bertingkat (Hierarchycal Model)
6) Model untuk menjelaskan pada pemakai tentang bagaimana data-data dalam basis data disimpan dalam media penyimpanan yang digunakan secara fisik (Physichal based data model )
7) Fleksibelitas data ( data flexibility)
8) Integritas Data (data Integrity)
9) Keamanan Data (data security)
10) Independensi data (data Independence)
11) Berbagi Data (Data Shareability)
12) Standarisasi Data (Data Standardization)


7. Rangkuman
1) Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu.
2) Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penting yaitu basis data sebagai inti dari sistem basis data, perangkat lunak untuk mengelola basis data , perangkat keras sebagai pendukung operasi pengolahan data, serta manusia yang mempunyai peranan penting dalam sistem tersebut.
3) Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penyusun sistem, Elemen - elemen pokok penyusun sistem basis data adalah : Basis
Data , Software, Hardware, Manusia (brainware),
4) Tahap-tahap utama dalam pengembangan sistem basis data terdiri dari empat tahap yaitu : Tahap Perencanaan (planning),Tahap Analisis (analysis), Tahap desain (design) dan Tahap implementasi (implementation).
5) Sistem basis data merupakan salah satu dari beberapa komponen penting penyususn SIM. Sebagai komponen penyusun maka keberadaan Sistem basis data dalam SIM adalah penting sekali. Suatu SIM tidak akan berfungsi dengan baik bila tanpa melibatkan sistem basis data

8. Latihan Soal
1) Sebutkan dan jelaskan beberapa hal yang harus dipatuhi pada file basis data agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data.
2) Jelaskan beberapa model data dalam suatu sistem basis data yang merupakan suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai dapat melihat data secara logis.
3) Jelaskan perbedaaan antara record dan file sebagai unsur data yang dikelompokkan secara logis.
4) Jelaskan beberapa tugas penting dari personil DBA (Data Based Administrastor )
5) Kebutuhan data dan informasi dari masing-masing tingkatan manajemen sudah tentu berbeda, jelaskan kegiatan apa yang dilakukan masing-masing tingkatan manajemen tersebut.
6) Jelaskan tahap-tahap pengembangan sistem basis data.
7) Jelaskan beberapa Alat bantu dalam pengembangan Sistem Basis Data .

Jumat, 21 Mei 2010

SISTEM BASIS DATA

Tujuan
Mengerti yang dimaksud dengan Sistem Basis Data dan komponen-komponennya
Mengetahui abstraksi data yang menunjukkan bagaimana para pemakai melihat data
Mengetahui bahasa basis data yang menjadi perantara user untuk berinteraksi dengan basis data
Mengetahui struktur sistem basis data secara keseluruhan
Merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (table) dalam sebuah basis data di sebuah sistem komputer yang saling berhubungan dan sekumpulan program pengelola basis data (DBMS :Database Management System) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mangakses dan memanipulasi file-file (table-table) tersebut
Komponen Utama
Perangkat Keras (HardWare)
Sistem Operasi (Operating System)
Basis Data (DataBase)
Sistem Pengelola Basis Data (DBMS)
Aplikasi atau perangkat lunak yang bersifat opsional
Pemakai (User)
Pemrogram Aplikasi
Pengguna Mahir (Casual User)
Pengguna Awam (End User/Naïve User)
Pengguna Khusus (Specialized User)
Abstraksi Data
Tingkatan / Level dalam melihat data daam sebuah basis data.
Level Fisik (Physical Level)
Level Konseptual (Conceptual Level)
Level Penampakan (View Level)

Bahasa Basis Data
Terdiri dari sejumlah perintah (statement) yang diformulasikan dan dapat diberikan oleh pengguna dan dikenali/diproses oleh DBMS untuk melakukan suatu aksi/pekerjaan tertentu.
Komponen Bahasa Basis Data
Data Definition Language (DDL)
Data Manipulation Language (DML)

Data Definition Language
Digunakan untuk mespesifikasikan struktur/skema basis data yang menggambarkan/mewakili desain basis data secara keseluruhan.
Hasil kompilasi perintah DDL adalah kamus data >>File yang berisi metadata (data yang mendeskripsikan data sesungguhnya)
Struktur penyimpan dan metode akses yang digunakan oleh sistem basis data disebut dengan data storage and definition language

Data Manipulation Language (DML)
Digunakan untuk memanipulasi basis data
Bentuk manipulasi
Pencarian kembali data lama
Penyisipan data baru
Penghapusan data
Pengubahan data
Jenis DML
Prosedural
Non Prosedural

Manajer Basis Data
Modul program yang menyediakan antarmuka (interface) antar penyimpanan data low level dalam basis data dengan program aplikasi dan query yang diterima oleh sistem.
Tugasnya:
Berinteraksi dengan manajer file
Pelaksanaan integrity
Pelaksanaan Keamanan
Backup dan recovery
Kontrol konkurensi

Administrator Basis Data
Orang yang mempunyai wewenang untuk mengendalikan sistem basis data.
Tugasnya:
Mendefinisikan Skema
Mendefinisikan Struktur penyimpanan dan metode akses
Memodifikasi skema dan organisasi fisik
Menjamin otorisasi untuk mengakses data
Menspesifikasikan integrity constraint (Pembatas)

Struktur Sistem Keseluruhan
File Manager
Mengatur alokasi penyimpanan
Database Manager
Menetapkan antarmuka
Query Processor
Menerjemahkan perintah query menjadi instruksi yang dimengerti oleh database manager
DML Precompiler
Mengubah perintah DML menjadi bentuk perintah normal
DDL Compiler
Mengubah perintah DDL menjadi tabel yang berisi metadata

sistem basis data

Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola
record-record menggunakan computer untuk menyimpan atau
merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah
organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang
optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Salah satu cara menyajikan data untuk mempermudah modifikasi
adalah dengan cara pemodelan data. Model yang akan dipergunakan
pada pelatihan ini adalah Entity Relationship Model.
Model Entity Relationship adalah representasi logika dari data pada
suatu organisasi atau area bisnis tertentu dengan menggunakan Entity
dan Relationship.

Entity/Entitas
Adalah obyek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari obyek lain.
Entity Set/Kumpulan Entity adalah kumpulan dari entitas
sejenis/dalam tipe sama.
Entity set dapat berupa:
o Obyek fisik : rumah, kendaraan, pegawai
o Obyek abstrak : konsep politik, pekerjaan, rencana, dll.
Simbol yang digunakan untuk entity adalah persegi panjang.

Tipe entitas :
o Entitas Kuat yaitu entitas mandiri yang keberadaannya tidak
bergantung pada keberadaan entitas lain
o Entitas Lemah/Weak Entity yaitu entitas yang keberadaannya
bergantung pada keberadaan entitas lain.
o Entitas Assosiatif adalah entitas yang terbentuk dari suatu relasi,
bisa terjadi jika :
- Relasi yang merekatkan dua entitas bersifat banyak ke banyak
- Biasanya berasal dari suatu relasi dimana relasi itu memiliki
makna mandiri bagi pengguna

Relationship
Adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan
entitas lainnya
Simbol yang digunakan adalah bentuk belah ketupat, diamod atau
rectangle.

Derajat Relationship
o Menjelaskan jumlah entity yang terlibat dalam suatu relationship
- Unary Degree (Derajat satu) hanya satu entity yang terlibat

Binary Degree (Derajat dua)menghubungkan dua entity
Ternary Degree (Derajat tiga) menghubungkan tiga entity

Cardinality Ratio Constraint
o Menjelaskan batasan jumlah relasi suatu entity dengan entity
lainnya
o Jenis rasio kardinalitas :
One to one (1:1)
- One to many/many to one (1: M / M:1)
- Many to many (M : N)
o Batasan kardinalitas
- Kardinalitas Minimum

Batasan kardinalitas
- Kardinalitas Minimum
Adalah jumlah minimum instansiasi relasi B yang berasosiasi
dengan setiap instansiasi entitas A
Pegawai bekerja Departemen
Kota
Pasien menempati Tempat tidur
1 1
Pegawai bekerja Departemen
1 M
Pegawai bekerja Proyek
M N
4
- Kardinalitas Maksimum
Adalah jumlah maksimum instansiasi relasi B yang berasosiasi
dengan setiap instansiasi entitas A
􀂃 Participation Constraint
o Menjelaskan apakah keberadaan suatu entity tergantung pada
hubungannya dengan entity lain
- Total participation, yaitu keberadaan suatu entity tergantung
pada hubungannya dengan entity lain. Di dalam diagram ER
digambarkan dengan dua garis penghubung antara entity
dengan relationship.
- Partial participations, yaitu keberadaan suatu entity tidak
tergantung pada hubungan dengan entity lain. Di dalam
diagram ER digambarkan dengan satu garis penghubung
antara entity dengan relationship.
Atribut
􀂃 Adalah property deskriptif yang dimiliki oleh setiap himpunan
entitas
􀂃 Jenis-jenis atribut :
o Atribut key 􀃆 digunakan untuk mengidentifikasi suatu entity
secara unik
o Atribut tunggal 􀃆 memiliki nilai tunggal
o Atribut multivalue 􀃆 memiliki sekelompok nilai untuk setiap
instant entity
o Atribut composite 􀃆 dapat didekomposisi menjadi beberapa
atribut lain
o Atribut derivative 􀃆 dihasilkan dari atribut yang lain
5
Key
􀂃 Adalah sejumlah atribut yang mengidentifikasi record/baris dalam
sebuah relation secara unique.
􀂃 Beberapa jenis key:
o Super Key 􀃆 satu atribut atau kumpulan atribut yang secara unik
mengidentifikasi sebuah record di dalam relasi atau himpunan
dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan untuk
mengidentifikasi secara unik sebuah entitas dalam entitas set.
o Candidate Key 􀃆 atribut-atribut yang menjadi determinan yang
dapat dijadikan identitas record pada sebuah relation bisa
terdapat satu atau lebih candidate key
o Primary key 􀃆 candidate key yang menjadi identitas record
karena dapat mengidentifikasi record secara unik
o Altenate key 􀃆 candidate key yang tidak dijadikan primary key
o Composite key key yang terdiri dari 2 atribut atau lebih.
Atribut-atribut tersebut bila berdiri sendiri tidak menjadi identitas
record, tetapi bila dirangkaikan menjadi satu kesatuan akan dapat
mengidentifikasi secara unik.
o Foreign key 􀃆 non key atribut pada sebuah relation yang juga
menjadi key (primary) atribut di relation lainnya. Foreign key
biasanya digunakan sebagai penghubung antara record-record
dan kedua relation tersebut.